TITOLO I – SERVIZI DEL CENTRO DI SERVIZIO
Art. 1 Erogazione dei servizi
Tutte le organizzazioni di volontariato, iscritte o non iscritte al Registro regionale, operanti nel territorio della Provincia di Cosenza possono richiedere al Centro l’erogazione di servizi rivolgendosi ad uno degli sportelli operativi, di persona, telefonicamente, per posta, via fax o telematica.
Nel caso in cui l’organismo direttivo accerti che un’iniziativa proposta da una o più organizzazioni è di interesse generale per il mondo del volontariato, il Centro di Servizio può fare propria l’iniziativa.
Il Centro non gestisce direttamente i singoli progetti delle organizzazioni di volontariato.
I servizi erogati sono gratuiti.
Le associazioni possono far pervenire alla Direzione del Centro o alle delegazioni (se istituite) istanze, osservazioni, proposte, ottenendo risposta motivata entro trenta giorni dalla data di ricevimento.
Il Centro può erogare servizi, con condizioni da stabilirsi con apposita delibera del Comitato direttivo, anche ad altre organizzazioni, enti, istituzioni ed a privati, mantenendo la priorità per le organizzazioni di volontariato.
Art. 2 Centri e Sportelli operativi
Sono istituiti due Centri Operativi, l’uno in Cosenza e l’altro in Rende le cui funzioni e compiti sono definiti in linea generale nei documenti programmatici del Centro di Servizio, adeguatamente attrezzati, su indicazione del Direttore del CSV, con la strumentazione e gli arredi necessari al migliore svolgimento delle attività programmate.
Si riconosce, inoltre, l’opportunità di approntare sportelli territoriali ove sarà assicurata la presenza di almeno un operatore. Su proposta del Direttore del CSV e sentita la Giunta Esecutiva, sarà il Comitato Direttivo che, considerata la necessità di avvicinare, coinvolgere e stimolare le associazioni presenti sul territorio, avrà il compito di deliberare l’apertura di nuovi sportelli territoriali sentito il Rappresentante della delegazione competente, se istituita. La valutazione del Comitato Direttivo riguarderà anche tutte le implicazioni pratiche ed economiche dell’apertura di un nuovo sportello (reperimento della sede, acquisto delle attrezzature, presenza degli operatori, eccetera). Orari e giorni di presenza degli operatori negli sportelli operativi dovranno essere concordati con il Direttore, sentito il Rappresentante della delegazione competente, se istituita.
Ai fini di quanto detto successivamente, anche i Centri Operativi devono essere intesi come sportelli.
Art. 3 Caratteristiche tecniche degli sportelli
Sarà il Comitato Direttivo, su proposta del Direttore del CSV, che provvederà all’emanazione di opportune direttive concernenti le caratteristiche immobiliari ed economiche della sede dello sportello territoriale e dell’essenziale dotazione di attrezzature e materiali.
Art. 4 Procedura di spesa
Tutti gli acquisti necessari al funzionamento del Centro di Servizio, nelle sue strutture centrali ed in quelle periferiche, saranno realizzati centralmente su indicazione del Direttore del CSV. Nella contabilità generale, saranno tuttavia definiti sottoconti specifici per le diverse strutture operative.
Laddove sia possibile e purché siano rispondenti alle esigenze tecniche dei servizi del Centro, prima di procedere a decisioni relative ad eventuali spese da sostenere, dovrà essere verificata la disponibilità delle pubbliche amministrazioni e di altri enti ed organizzazioni (anche sociali) a mettere a disposizione gratuitamente beni mobili ed immobili, nonché ore uomo di personale di loro competenza.
Art. 5 Accesso agli uffici dello Sportello Operativo
Il direttore designa le persone cui affidare le chiavi degli uffici e che possono avere libero accesso agli stessi, in ogni caso solo per scopi strettamente connessi all’attività di volontariato di un’associazione o all’attività del Centro di Servizio.
Art. 6 Servizi erogati allo sportello
Il Centro di Servizio eroga servizi gratuiti alle associazioni di volontariato siano esse iscritte o meno al Registro Regionale del Volontariato tramite i propri operatori dislocati sul territorio. I servizi gratuiti usufruibili dalle associazioni sono:
A) Servizi di base: con i quali il Centro mette a disposizione mezzi e strutture proprie alle associazioni di volontariato (Telefono, fax, fotocopiatrice, computer ecc…) previa apposita richiesta e nelle forme e limiti prescritti dal Direttore del Centro di Servizio.
B) Servizi ordinari: con i quali il Centro risponde alle esigenze delle associazioni su richiesta (Consulenza, Informazione, Documentazione) tramite le proprie risorse interne (operatori, materiale di documentazione, informazioni ecc..) o avvalendosi di competenze esterne (consulenti, centri di documentazione, fornitori di vario tipo).
Art. 7 Le modalità di erogazione dei servizi forniti dagli sportelli
I servizi richiesti dalle associazioni vengono tutti registrati sul “Modulo Richiesta Servizi”.
Il “Modulo Richiesta Servizi” cartaceo verrà archiviato nella sede territoriale in cui è stato richiesto il servizio, come “pratica aperta”, allegando, se presenti, documenti presentati dall’associazione richiedente, attinenti alla richiesta avanzata.
Le informazioni riportate sul “Modulo Richiesta Servizi” dovranno essere inserite nell’archivio provinciale informatizzato dei Servizi affinché siano accessibili a tutti gli operatori dislocati sul territorio.
Una volta erogato il servizio, l’operatore concluderà la compilazione del “Modulo Richiesta Servizi” inserendovi le informazioni relative ai contenuti, alle modalità e ai tempi della prestazione fornita e riportandole sull’archivio provinciale informatizzato dei Servizi, per facilitarne la condivisione in rete con gli altri operatori dislocati sul territorio
Alla pratica precedentemente aperta verranno inoltre allegati i documenti aggiuntivi attinenti l’erogazione del servizio prestato (Es: risposta dei consulenti, ricevuta del Centro documentazione, ecc…) e verrà archiviata nella sede in cui è stato fornito il servizio, come “pratica chiusa”.
Il Direttore del CSV può proporre al Comitato Direttivo l’approvazione di una Carta dei servizi contenente standard di qualità e strumenti di verifica e partecipazione degli utenti dei servizi stessi.
Tutte le procedure terranno conto della normativa vigente sulla privacy.
Per tutti i servizi si prevede la somministrazione e raccolta, in forma anonima, di schede per la valutazione del gradimento dell’utenza.
Tali schede vengono esaminate sistematicamente per individuare aree di miglioramento dei servizi erogati.
TITOLO II – Struttura tecnico-operativa del Centro di Servizio
Art. 8 – Identificazione e costituzione della struttura tecnico-operativa (Selezione del personale)
Ai sensi di quanto disposto dall’art. 7, comma quinto, dello Statuto di Volontà Solidale, la Giunta Esecutiva, sulla base delle indicazioni programmatiche e dei criteri adottati dal Comitato Direttivo, delle risorse disponibili e di una valutazione di operatività, su proposta della Direzione, costituisce la struttura tecnico-operativa del Centro di Servizio e ne dispone le forme contrattuali.
La documentazione, completa ed esaustiva, relativa alla selezione del personale è messa a disposizione della Giunta Esecutiva almeno sette giorni prima della riunione in cui l’argomento è posto all’ordine del giorno.
Art. 9 – Direzione
La struttura tecnico-operativa si suddivide in: Direzione e Staff Esecutivo.
La Direzione è costituita dal Direttore del Centro di Servizio per il Volontariato e da due Responsabili di Area. La Direzione si avvale di un collaboratore alla Direzione con la funzione di supportarne l’attività programmatoria, gestionale, di controllo e valutazione dei servizi.
Il Direttore del CSV ha la responsabilità di tutta la struttura tecnica e dello staff dirigenziale del Centro e ne risponde al Comitato Direttivo. Partecipa senza diritto di voto alle sedute dell’Assemblea, del Comitato direttivo, della Giunta Esecutiva e della Consulta per la integrazione socio-istituzionale. Elabora e propone al Comitato direttivo la bozza del programma annuale di attività e, avvalendosi della collaborazione degli uffici, la bozza di bi¬lancio preventivo e consuntivo. Ha la responsabilità del personale dipendente e dei collaboratori. Pone in essere tutti gli atti esecutivi necessari alla realizzazione delle delibere dell’Assemblea dei soci, del Comitato Direttivo e della Giunta Esecutiva. Inoltre cura, direttamente o delegando a responsabili, i Settori Ricerca, Comunicazione, Documentazione-Informazione ed il coordinamento dell’attività degli sportelli. Può delegare, di volta in volta, parte delle sue funzioni ai due Responsabili di Area.
Vengono definite due aree di servizio: l’Area Sostegno e l’Area Valorizzazione. Per ciascuna area è nominato un responsabile. L’Area Sostegno comprende gli ambiti di servizio relativi a Consulenza e Sostegno alla Progettazione.
L’Area Valorizzazione comprende gli ambiti di servizio relativi a Formazione e Promozione del volontariato.
I componenti la Direzione hanno, tra le altre, la responsabilità di costituire ed attivare un gruppo per il fund raising che svolga un’azione continuativa di reperimento di risorse aggiuntive necessarie ad estendere la capacità operativa del Centro, consentendo di realizzare la più ampia gamma di servizi.
Art. 10 – Staff esecutivo
Lo staff esecutivo è costituito dalle seguenti figure:
• Consulenti e Collaboratori. Sono di norma selezionati tra persone con competenza, esperienza, professionalità e motivazione che aderiscono o collaborano con le organizzazioni di volontariato o con altre organizzazioni non profit. Contribuiscono alla erogazione dei servizi. Nel periodo iniziale (primo biennio) garantiscono un significativo monte ore di prestazione volontaria.
• Collaboratori occasionali. Hanno le caratteristiche dei consulenti, ma sono impegnati in forma temporanea.
• Operatori di sportello. Hanno il compito di garantire l’erogazione dei servizi negli sportelli territoriali. Con i criteri sopra ricordati per i consulenti, potranno essere selezionati nei singoli territori o essere “itineranti” e, dunque, selezionati, fra i collaboratori del Centro di Servizio e spostarsi in giorni diversi nelle diverse sedi.
• Uffici. Gli uffici, composti da un Collaboratore alla Direzione e da un Collaboratore Tecnico-Organizzativo, collaborano con il Direttore alla gestione amministrativa, alla stesura del bilancio preventivo e consuntivo secondo gli indirizzi decisi dal Comitato Direttivo, tengono le scritture amministrativo-contabili, nonché quelle di segreteria (protocollo, archivio documenti, eccetera). Ci si potrà avvalere dell’apporto di giovani in servizio civile.
Art. 11 – Comitato scientifico
Il Comitato direttivo costituisce il Comitato scientifico del Centro di Servizio.
Il Comitato Scientifico è composto da un presidente, espresso dalla Provincia di Cosenza, e da due a otto membri, tutti scelti tra gli esperti e gli studiosi del volontariato dei campi e delle metodologie di intervento oggetto dell’attività dell’Associazione.
Formula proposte sulla impostazione e sulla attività del Centro di Servizio contribuisce al processo valutativo.
Il presidente del Comitato Scientifico partecipa alle riunioni dell’Assemblea e del Comitato Direttivo con diritto di intervento.
Art. 12 – Consulta per l’integrazione socio-istituzionale
E’ costituita la Consulta per la integrazione socio-istituzionale, presieduta dal Comune ove ha sede il Centro di Servizio e costituita da enti locali ed istituzioni pubbliche e private che vorranno aderirvi. Ne fanno parte di diritto la Provincia di Cosenza ed i comuni di Cosenza e Rende e gli altri comuni in cui siano situate le strutture territoriali del CSV. Scopo della Consulta è di facilitare l’integrazione fra istituzioni e volontariato, di attivare canali informativi costanti, di concertare la programmazione delle attività, il tutto al fine di ottimizzare le risorse onde evitare sovrapposizioni.
La consulta si riunisce almeno due volte l’anno su convocazione del suo presidente o su richiesta del presidente del CSV, che ne fa parte di diritto unitamente al Direttore, allo scopo di esprimere proposte e pareri sulle attività del Centro di Servizio. Obbligatoriamente deve esprimere parere sulla proposta di programma annuale di attività prima che questa venga approvata dal Comitato Direttivo e sottoposta all’Assemblea.
TITOLO III – Amministrazione del Centro di Servizio al Volontariato
Art. 13 Amministrazione
• L’amministrazione e la responsabilità gestionale ed economica del Centro Servizi sarà centralizzata ed attribuita alla sede provinciale di “Volontà Solidale” mentre alle sedi territoriali sarà attribuita l’autonomia operativa nell’organizzazione delle attività, fatto salvo quanto disposto in via generale dal Centro provinciale.
• Tramite apposita delibera del Comitato direttivo, su proposta del Direttore e sentita la Giunta Esecutiva, si potrà operare una divisione delle competenze e delle attività che saranno attribuite ai due centri operativi ed alle sedi territoriali. Tale divisione funzionale sarà gestita dalla struttura tecnico-operativa del Centro di Servizio.
• La relazione programmatica ed il bilancio preventivo predisposto dal Comitato direttivo terranno conto anche delle esigenze emerse nei diversi ambiti territoriali. Ciò compatibilmente con le risorse finanziarie assegnate al Centro di Servizio.
• La sede provinciale avrà il compito di verificare la qualità delle attività realizzate e la loro congruità con il preventivo approvato. Dovrà, infatti, effettuarsi un controllo che mirerà ad accertare l’efficacia dell’intervento realizzato e l’efficiente impiego delle risorse investite evitando sprechi, inefficienze e fallimenti delle iniziative promosse. Tale controllo avverrà a preventivo, in itinere ed a consuntivo.
• Almeno quarantacinque giorni prima della data fissata per l’assemblea ordinaria che dovrà approvare i bilanci preventivo e consuntivo il Comitato direttivo trasmetterà alle delegazioni (se istituite), per l’opportuno esame, i bilanci consuntivo e preventivo e le relazioni consuntiva e programmatica relative all’attività del Centro Servizi. Entro dieci giorni dal ricevimento di tali documenti il Consiglio della delegazione potrà esprimere in forma scritta le proprie osservazioni e pareri in merito. Entro dieci giorni dal ricevimento di tali osservazioni il Comitato direttivo si riunirà per l’approvazione definitiva dei documenti summenzionati, previa valutazione degli eventuali pareri giunti dalle delegazioni territoriali, soprattutto per quanto concerne il bilancio preventivo e la relazione programmatica.
